Det har mange fordele i en tid, hvor CO2-aftryk i transportleddet skal nedbringes, og hvor forbrugere skal kunne finde alle informationer om produkter på internettet. Dette kan nemlig ikke opnås uden data. Mange data og korrekte data. 

Retail Partner, hvor Ole og Lene er ansat som henholdsvis Supply & Customer Service Manager og Supply & Demand Planner, har eksisteret i 6 år og har til huse i Søborg ved København. Retail Partner er distributør af mærkevarer og fungerer som leddet mellem leverandører fra både indland og udland og kunder i alle fire nordiske lande. Deres logistiske setup dækker både afhentning på leverandørernes fabrikker og leverancer til alle kunderne.

De har derfor en ekstra interesse i korrekte varedata. Som Lene siger:

”Hvordan skal man kunne undgå at køre med tom luft, hvis man ikke ved nøjagtig, hvor meget pallerne fylder? Eller kunne opbygge et display uden at kende dimensionerne på salgsenhederne?”

Retail Partner er distributør af nonfood-kategorier inden for husholdning og personlig pleje:

”Det er kendte brands som fx Kleenex, Huggies og Derma, som vi sælger til både detailhandlen og andre, fx Matas, Babysam og Nomeco. Uanset kanal er det altid vores mission at være en god partner for handlen”, fortæller Ole. Og i dette gode partnerskab spiller master data en afgørende rolle:

”Vi har brug for korrekte stamdata – at få dem fra vores leverandører, så vi kan sende dem videre til vores kunder og samarbejdspartnere på logistiksiden”.

Samarbejdet med GS1

Som daglig bruger af GS1Trade Sync, stamdataservicen fra GS1 Denmark, har Lene fulgt med i udviklingen. Hun har oplevet, at systemet er blevet enklere at gå til:

”Jeg kan godt mærke, at GS1 arbejder på brugervenligheden i systemet. For eksempel er jeg stor fan at den nye mulighed for at publicere mange produkter på en gang via Excel. Det sparer mig for meget tid”.

Retail Partner bruger også to tillægsservices til GS1Trade Sync: GS1Trade Exact hjælper med at tjekke logistik- og labelinformationer, og GS1Trade Image tager marketing- og planogramfotos.

”Vi sender vores produkter til GS1 i Rødovre. Hvis GS1 finder fejl i de data, vi har lagt i GS1Trade Sync, så retter GS1 data for os – og sender selvfølgelig en rapport til os. Har vi brug for packshots, bliver de taget i samme ombæring. Det fungerer så fint”, fortæller Lene.

Stregkoder binder det hele sammen

Selvom vi nu har udnævnt produktstamdata til at være fundamentet for handel, så er der faktisk noget, der kommer før data.

Den lim, der binder produkt sammen med masterdata, er den unikke identifikation af produktet. Dette nummer er GTIN-varenummeret – eller stregkodenummeret som det også kaldes:

”Det er simpelthen stregkodenummeret, der sørger for utvetydighed. Det er det, vores kunder bestiller på, så vi ikke er i tvivl, om det er et kolli eller en palle, de ønsker. Det er det, vores KAM’er bruger, og det der gør, at vi kan have et godt samarbejde med vores logistik- og lagerpartner, Freja Logistik. Hele vores lager ligger hos Freja, og de pakker leverancer og displays for os. Det kræver altså, at man har styr på, hvad der er hvad.”

Fremtiden kalder

Lene har for nyligt valgt at gå ind i Arbejdsgruppen for GS1Trade Sync:

”Jeg vil gerne være med til at påvirke fremtidens arbejde med stamdata. Det spændende at være med til at påvirke indholdet og funktionerne i systemet, så det tager hensyn til, hvad vi brugere har af behov”.

Hos GS1 Denmark er Head of Retail/Foodservice, Thomas Borre, glad for, at Retail Partner nu er med i Arbejdsgruppen:

”Vi er kraftigt på vej ind i udvalgte nonfood-kategorier, såsom personlig pleje og legetøj. Derfor er det vitalt, at vi får et godt og nært samarbejde med alle de parter, der indgår i den forsyningskæde – fx Retail Partner. Ellers kan vi simpelthen ikke leve op til vores rolle som facilitator for forsyningskæden”.

Gode råd til dig der skal i gang

Hvad skal der til for at komme godt fra start med at arbejde med stamdata? Ole og Lenes erfaring udmønter sig her i disse gode råd:

·   Udvælg en nøglemedarbejder til at have det overordnede ansvar for jeres data, så det sikres, at der er det nødvendige fokus på opgaven og konsekvens i oprettelserne.

·   Husk det menneskelige ”reality check” på data – overlad ikke alt til systemerne.

·   Kontakt GS1 Denmark og tag imod starthjælpen, fx det personligt tilpassede online-kursus.