Støb fundamentet for succes med en tryg, planlagt overgang fra projekt til drift
I et IT-projekt er det let at glemme, at det hele slutter en dag og at det bliver hverdag igen. Det er endnu sværere at forholde sig til i begyndelsen af projektforløbet, når opgaverne tårner sig op og slutmålet knap kan skelnes ude i horisonten.
Af: Bonnie Kærsgaard Lund, Transition Manager, Columbus.
Men allerede dér bør man begynde at forberede den dag, hvor projektholdet går hjem og supportteamet træder til. For det er vigtigt at erkende, at når go live-dagen nærmer sig med hastige skridt og alle har nerverne uden på kroppen, så er det for sent.
For sent at planlægge transitionen når alt spidser til
Før min ansættelse i Columbus, har jeg været med til talrige projektforløb og siddet i stort set alle typer organisatoriske roller i forsyningskæden. I hvert eneste projekt – og i samtlige roller – har jeg følt det pres, der ligger på organisationen, når man opgraderer eller implementerer løsninger og platforme. I særdeleshed til allersidst, når alt spidser til.
Eneste kur er at planlægge og prioritere transitionsfasen i god tid. Det er ikke blot et spørgsmål om at gøre projektleder- og deltagere glade. Tværtimod er en planlagt, metodisk funderet og veleksekveret transitionsfase først og fremmest til gavn for dem, der skal beskæftige med løsningen, når den er i drift – og for virksomhedens drift og økonomi.
Hvem, hvornår og hvordan?
Planlægningen af transitionsfasen kan i yderste konsekvens koges ned til spørgsmål om:
- Hvad skal supporteres?
- Hvornår skal det supporteres?
- Hvordan skal det supporteres?
Indrømmet: Der er mere til transition management end blot dét. Men disse tre spørgsmål er faktisk grundlaget, når vi hos Columbus arbejder med overgangen fra projektmetoden til supportmetoden, som er to forskellige metodikker (og hvor man bl.a. sikrer incident handling og serviceleverancer).
Det er de overvejelser, der er med til at støbe fundamentet under et overgangsforløb, der sikrer forudsigelighed for organisationen, tryghed for slutbrugerne og transparens omkring omkostningsniveauet. Hvilket kun bliver så meget desto mere afgørende, jo mere kompleks virksomhed og løsning er.
Glem ikke slutbrugerne!
Man bør heller ikke overse den værdi, der ligger i at sikre stabilitet fra dag ét omkring produktionen. Her er konsolidering og overdragelse af viden om kritiske processer, afvigelser fra standard, ønsker og ”hængepartier” helt afgørende.
Et vigtigt element i en metodisk planlagt og kontrolleret transitionsfase er desuden et vist overlap mellem projekt- og supportteam. Hermed kan man lette en effektiv og fyldestgørende overdragelse af al relevant viden og dokumentation.
Dertil kommer, at man skal sikre, at alle interessenter er uddannet tilstrækkeligt. Det gælder naturligvis dels supportholdet hos virksomheden, men også de slutbrugere, der skal anvende systemet i sidste ende.
Lad vigtig viden leve videre, når projektfolkene er gået hjem
Ligeledes skal man prioritere at uddanne og overdrage information til de, der varetager eventuel ekstern support. Hvilket sagtens kan være en opgave, der ligger hos samme virksomhed, som har leveret løsningen. Men personkredsen vil i almindelighed være en helt anden.
Alt dette og mere til bør man tage stilling til i god tid.
Ellers risikerer man let, at transitionsfasen bliver forhastet og mangelfuld, samt at ønsker og vigtige pointer glemmes lige så hurtigt, som projektaktørerne fra både leverandørens og ens egen virksomhed bliver spredt for alle vinde og haster videre til andre projekter.
