Af: Karina Behr Andersen, Business Development Director, Columbus.

Jeg fremhæver, at det ikke er nok, at jeres BI-partner implementerer BI som et teknologiprojekt, men at det er afgørende, at I stiller krav til jeres BI-partner om også at tage ansvar for user adoption. 

Hvad skal I så stille af krav til jeres BI-partner i forhold til user adoption?

User adoption er det vigtigste i at sikre fuldt udbytte af jeres BI-investering i at blive datadrevet i jeres forretningsmæssige, daglige beslutninger.

Find derfor ud af helt nøjagtigt hvordan, jeres BI-partner arbejder med user adoption og tager (med-)ansvar for at sikre en fantastisk, datadrevet kultur.

Elementer i user adoption

User adoption skal selvfølgelig tage udgangspunkt i jeres virksomhed og jeres behov. Jeres ledelse skal tage ansvar og gå forrest.

Hos Columbus har vi implementeret BI i mere end 14 år, og det har givet en lang række erfaringer og best practices, som vi har opsamlet og struktureret i en slags ’user adoption katalog’, som er klart til at dele ud af og gøre brug af.

Kataloget indeholder en række elementer, der alle leder i retning af, hvordan man bliver datadrevet, og hvordan man kommer i mål. Elementerne er struktureret i 3 niveauer – Basis, Collaboration/Interaction og Support. Vi anbefaler, at man arbejder med elementer fra alle 3 niveauer, men basis er selvfølgelig udgangspunktet, hvorfra I så arbejder videre.

Denne struktur kan være en god, overordnet ramme at arbejde ud fra sammen med jeres BI-partner – hvor du fx kan spørge ind til:

Basis:

1. Uddannelse og træning (hvor finder du, hvordan gør du…) – både i brugen af fx MS Power BI-værktøjer, og hvordan man visualiserer korrekte dashboards, når man selv skal i gang med at udvikle nye dashboards for eks. at sikre, at også farveblinde kan bruge dem
2. Governance- og sikkerhedsmodeller, fx inden man fritstiller data til self service til hvilke profiler/roller
3. Opbygning af BI-organisation og definition af BI-roller – hvad kræver det af kompetencer for at bestride en bestemt rolle, hvilken træning skal tilføres den enkelte, og hvad skal I satse på af fremtidige nye kompetencer?
   
   

Collaboration/Interaction:

1. Udarbejdelse og implementering af BI-kommunikationsplan, fx med nyhedsbrev og oprettelse af forskellige fora
2. Opsamling, deling og fejring succeser, fx at Indkøb har efterspurgt denne her mulighed med BI, nu er det lavet, så de kan købe bedre ind og få bedre rabatter
3. Events og arrangementer – fx nu kommer den-og-den person og fortæller om…

Support:

1. Hvordan sikrer vi support på alle niveauer i organisationen, fx gennem uddannelse af superbrugere, Lunch Q&A sessions, og/eller en decideret supportfunktion, man kan ringe til?
2. ’Doctor Sessions’ til de virkelig hardcore BI-brugere – kom forbi med komplekse rapporter, der driller, og få hjælp til at få dem tryllet på plads
3. License Management – hvordan styrer og håndterer I det?

I skal ikke genopfinde den dybe tallerken!

Til sidst skal jeg lige pointere en vigtig ting: User adoption er alvor – men det er ikke raketvidenskab i den forstand, at I nødvendigvis skal ud og investere dyrt eller i en masse nyt. Tværtimod.

Redskaberne og de håndtag, der skal drejes på, findes som regel i forvejen – men du skal sikre, at de er en integreret del af implementeringen af jeres BI-projekt, at det bliver italesat, og at I får en struktur og simple processer aftalt og afstemt! Simpelt og effektivt.

Husk, at ledelsen skal gå forrest – hele vejen

Selv om jeg så kækt bare skriver, at værktøjerne til at opbygge den rigtige kultur findes i forvejen, så er der alligevel en stor risiko for at overse, at ethvert BI-projekt også er et forandrings- og kulturprojekt, der skal gribes bevidst an – måske fordi man tror, at alle forandringerne bare kommer af sig selv, når først vi har fået adgang til data.

Så lad mig runde af med et skoleeksempel fra en af vores gode kunders rejse mod at blive en datadrevet virksomhed. Deres CEO har taget ansvaret og dirigentstokken og slår positive toner an, når han sammen med sit management team hver uge gennemgår deres nyudviklede forretnings-dasboard og har gode, faktuelle dialoger om fremdrift, hvad de kan gøre anderledes, mere af mv. 

Det gør mig så godt tilpas at høre, hvordan det så hurtigt er lykkedes dem at få værdi ud af deres BI-investering. De har allerede oplevet øget vækst samtidig med, at medarbejderne er blevet gladere, fordi de har adgang til samme datagrundlag som deres ledelse kigger ind i, så de nu kan bidrage selvstændigt.

• Læs min tidligere blog om user adoption og ændring af virksomhedskulturen.
• Læs min tidligere blog om hvordan man skaber en datadrevet virksomhedskultur.

Prøv også at læse side otte i vores håndbog: Bliv klar til datadrevet takeoff til fremtiden nu! Her berører vi user adoption og kommer med vores bud på en løsning.

Download håndbogen